График контроля начальника базы: 15 минут в день

Начальник базы за день решает полсотни вопросов: машины, клиенты, сотрудники, поставщики, сломавшийся погрузчик. Контроль остаётся «на потом», то есть не наступает никогда. В итоге недостача выявляется раз в год на инвентаризации, когда исправлять её уже поздно. Решение простое: 15 минут в день, одна тема на день, один журнал. Ниже — такой недельный график контроля.

Правила графика

• проводите в одно и то же время: до начала работы или после обеда, с выключенным телефоном;
• одна тема в день, не больше 15 минут. Если расширять тему, график будет заброшен;
• увиденное не решайте сразу, только смотрите и записывайте. Решение — отдельная задача;
• в конце каждого дня одно конкретное поручение: что делать, кто и к какому сроку;
• все записи в одном журнале: дата, тема, найденное, ответственный, срок.

График по дням недели

1. Понедельник, приёмка. Машины прошлой недели: число актов о расхождении, открытые претензии, документы приёмки без фото или без времени.
2. Вторник, выборочный пересчёт. Из списка самых дорогих и быстрооборачиваемых позиций возьмите 10, пересчитайте на месте и сравните с остатком в программе.
3. Среда, документы. Документы, введённые с опозданием и задним числом, отрицательные остатки, корректировки без объяснения.
4. Четверг, возвраты и негодный товар. Зона возвратов, товар с близким сроком, акты боя и списания.
5. Пятница, отгрузка. Претензии клиентов, случаи пересортицы, расхождения с экспедиторами.
6. Суббота, итоги недели. Просмотрите показатели и запишите три задачи на следующую неделю. Если база работает пять дней, добавьте итоги к пятнице.

Порядок тем можно менять в зависимости от того, что для вас важнее. Главное, чтобы каждая тема попадала в обход раз в неделю по очереди.

Список для вторника составьте один раз: самые дорогие и самые быстрооборачиваемые позиции, например по 20 штук. Каждый вторник из этого списка случайным образом берутся 10. Список обновляется раз в квартал: добавляются позиции, у которых изменился оборот, и убираются «заснувшие». Так время не расходуется впустую, а внимание уходит на самое важное.

Образец записи в журнале

В журнале достаточно одной строки. Условная запись: «Вторник, выборочный пересчёт. Мука 50 кг: в программе 120 мешков, по счёту 118. Причина: 2 мешка отложены как негодные, но не списаны. Поручение: оформить акт боя. Ответственный: кладовщик. Срок: пятница». В пятницу вернитесь к этой строке и отметьте выполнение. Невыполненные строки разбираются первыми на итогах недели. Журнал можно вести и на бумаге, и в общей таблице, лишь бы в одном месте.

В первую неделю не пытайтесь запустить сразу все темы. Выберите два-три дня, например вторник и пятницу, ведите их две недели, затем добавьте остальные. Чем проще график, тем дольше он живёт.

Четыре показателя

Для итогов недели много показателей не нужно, хватит четырёх:

• доля позиций, совпавших с программой при выборочном пересчёте;
• число актов о расхождении при приёмке;
• число документов, введённых с опозданием или задним числом;
• число открытых претензий и их возраст.

Условный пример: во вторник пересчитали 10 позиций, 8 совпали, доля совпадения 80%. Разобрали два расхождения: одно опоздавший приход, другое пересортица. Если в следующие три недели результаты 70%, 90% и 90%, вы видите, что картина улучшается. Важны не сами цифры, а направление: при ухудшении запишите, кто и что изменилось на той неделе.

Типичные ошибки

• Вести график две недели и бросить. Причина обычно не в нехватке времени, а в том, что тема разрастается.
• Не записывать найденное: через две недели никто не вспомнит, что было выявлено.
• Каждый раз смотреть в одно и то же место и делать вывод «у них всё в порядке».
• Проверять только кладовщика: у приёмки, документов и отгрузки тоже есть свои хозяева, и их надо проверять.
• Оставлять поручение без ответственного и срока.

Вывод

Пятнадцать минут контроля в день не заменяют инвентаризацию, но не дают расхождениям накапливаться: каждую неделю находится и исправляется небольшая проблема. SkladBaza в услуге регулярного контроля проводит выборочный пересчёт раз в месяц или квартал: самые дорогие и быстрооборачиваемые позиции остаются под постоянным контролем.