Ночная инвентаризация на оптовой базе: план по часам

Днём база не останавливается: машины приезжают и уезжают, товар уходит, экспедиторы ездят. В таких условиях точно пересчитать всю базу почти невозможно, а ночью она затихает. Поэтому инвентаризацию на оптовых базах нередко назначают на ночь или выходной. Но решения «считаем ночью» самого по себе мало: нужен план по часам, хорошее освещение и учёт усталости людей. Ниже — практический график и порядок работы для ночной инвентаризации.

План по часам (пример)

Условный план: дневная работа заканчивается в 20:00, утром в 07:00 база снова открывается.

1. 18:00–20:00: подготовка. Определяются зоны, раздаются листы пересчёта и оборудование, группы занимают места. Разгружаются последние машины.
2. 20:00: точка отсечки. Документы закрываются, зона приёмки освобождается.
3. 20:30–00:30: первый счёт. Каждую зону считает первая группа.
4. 00:30–01:00: перерыв, еда, смена состава.
5. 01:00–03:30: второй, независимый счёт. Вторая группа набирается из других людей.
6. 03:30–05:30: третий счёт несовпавших строк, сверка расхождений с остатками в программе.
7. 05:30–06:30: предварительный итог и возвращение базы к работе.

Это лишь образец. Точное время зависит от числа позиций, количества паллетов и стеллажей. В плане оставьте запас хотя бы в четверть всего времени: непредвиденная помеха, например опоздавшая машина или запертая дверь, возникает всегда.

Кто работает ночью

Сначала прикиньте число групп. Условный пример: на базе 600 паллето-мест, одна пара счётчиков считает в среднем 30 паллетов в час. На один счёт уйдёт 20 пар-часов, чтобы уложиться в четыре часа, нужно 5 пар, то есть 10 человек. Для второго счёта потребуется столько же людей, только в другом составе или на других зонах.

Главная опасность ночного пересчёта — усталость. Около трёх–четырёх часов внимание падает, ошибок становится больше. Поэтому:

• самые сложные зоны (смешанные паллеты, мелкие позиции) ставьте в начало пересчёта: вечером глаз свежий;
• второй счёт пусть делают другие люди, которые успели отдохнуть;
• каждые два–три часа делайте короткие перерывы;
• не оставляйте одного человека на всю ночь в одной зоне, меняйте зоны.

Условия: свет, тепло, безопасность, еда

То, что днём не заметно, ночью проявляется:

• для верхних ярусов стеллажей нужны отдельные лампы или налобные фонари: если нельзя прочитать этикетку, будет записана неверная цифра;
• в холодное время в неотапливаемом складе мёрзнут руки, ручка не пишет, батарея сканера садится быстрее;
• в зоне, где работает погрузчик, размечают проход для пеших людей, и два вида работ в одном месте одновременно не ведутся;
• вход и выход с базы контролируются: ночью записывают, кто вошёл и кто вышел.

Ночная работа не может быть бесплатной. Оплата, такси или развоз сотрудников, горячая еда и чай согласуются заранее. Эти расходы возвращаются качеством пересчёта: голод и холод приводят к ошибкам.

Возвращение к дневной работе

Чтобы утром база открылась спокойно, итоги должны быть готовы заранее. Правила:

• новые приходные и расходные документы записываются только после точки отсечки и позже добавляются в результат;
• зоны открываются по порядку, пустые места отмечаются;
• крупные расхождения, заметные в тот же день, проверяют сразу, а мелкие оставляют на следующий.

Предварительный итог отправьте руководителю до семи утра: на одной странице крупнейшие расхождения, позиции для проверки и оставшиеся задачи. Полный отчёт будет готов в следующие дни, но руководитель должен получить представление о состоянии базы уже в первый день.

Типичные ошибки

• Оставить подготовку на последний час: к началу счёта ещё разгружают машину.
• Выпускать новых людей ночью без обучения.
• Отдать все зоны одной группе.
• Не проверить оборудование заранее: незаряженный сканер, нехватка ручек и листов ночью съедают время.
• Подумать о еде и чае уже после начала счёта: в перерыв люди разбредаются по домам.
• Оставить итог «на завтра»: расхождения нужно просматривать сразу после окончания счёта.

Вывод

Ночная инвентаризация не останавливает базу, но требует дисциплины: план по часам, двойной счёт, хорошее освещение и забота о людях. SkladBaza работает ночью и в выходные: зоны, смены и размер команды согласуем после осмотра, каждую зону считают две независимые группы, а утром база открывается как обычно.