Годовая инвентаризация: что сделать до декабря

В декабре база загружена сильнее всего: перед праздниками и Новым годом растёт спрос, машин становится больше, а бухгалтер готовится к годовой отчётности. Именно в этот момент приходится пересчитывать всю базу: за пару дней оказывается, что документы в беспорядке, команда не собрана, этикеток не хватает. В итоге пересчёт проходит в спешке, а расхождения закрываются без проверки. Годовую инвентаризацию гораздо дешевле готовить поэтапно, начиная с октября, а не откладывать на декабрь. Ниже — что и в каком порядке нужно сделать до декабря.

Почему начинать нужно с октября

Большинство проблем, которые выходят в день пересчёта, возникают не в этот день, а накапливаются месяцами: незакрытые документы, дубли карточек, отрицательные остатки, неверные партии. Исправить их за одну ночь перед пересчётом нельзя, потому что каждое исправление требует проверки и утверждения. Если порядок наведён в октябре–ноябре, в декабре остаётся только сам пересчёт.

Вторая причина: в конце года трудно найти людей. Дополнительные счётчики, водитель погрузчика, те, кто утверждает документы, заняты. Дату пересчёта лучше назначить заранее, а команду согласовать за один–два месяца.

Октябрь–ноябрь: наводим порядок в учёте

1. Получите список открытых документов: ожидаемые поступления по заказам, ещё не закрытые отгрузки, поздно введённые возвраты. У каждого определяются владелец и срок.
2. Исправьте отрицательные остатки и дубли номенклатуры. Увидеть и устранить их до пересчёта проще, чем после.
3. Заранее пересчитайте самые дорогие и быстрые позиции (циклический пересчёт). К декабрю их остатки уже подтверждены, а при полном пересчёте их просто проверяют.
4. Обновите схему базы и адреса, восстановите этикетки, отметьте свободные места.
5. Посчитайте, сколько понадобится листов пересчёта и этикеток, и закажите их.

На каждую работу назначьте ответственного и срок. Общее поручение «наведём порядок в документах» не выполняется, а поручение «список отрицательных остатков до 25 октября, бухгалтер и кладовщик» выполняется.

Конец ноября: организационные шаги

Дату пересчёта и то, на какое состояние он рассчитывается, заранее согласуйте с бухгалтером: они связаны с годовой отчётностью. Какие формы документов нужны, каков состав комиссии и порядок приказа, зависит от внутреннего регламента и действующих требований, поэтому уточните это у бухгалтера или юриста.

Далее:

• приказом утверждаются состав комиссии и команда пересчёта;
• назначается точка отсечки (точная дата и час) и объявляется всем отделам;
• сверка с партнёрами: если ваш товар стоит во дворе, в пути или у клиента, готовится список;
• отдельно отмечается товар, который вам не принадлежит (чужой товар на ответственном хранении).

Заранее подготовьте и структуру файла для загрузки итогов в 1С: коды номенклатуры, единицы измерения и столбцы количества должны совпадать с листом пересчёта. Тогда после пересчёта не придётся вручную переписывать цифры, и вероятность ошибки при переносе снижается.

День пересчёта и после него

Условный график для базы с точкой отсечки в 20:00:

1. За 7 дней до точки отсечки: документы закрыты, команда обучена, оборудование готово.
2. День пересчёта: два независимых счёта, несовпавшие строки считаются в третий раз.
3. На следующий день: список расхождений, предварительная причина по каждому крупному.
4. В течение 3–5 дней: объяснения, исправление документов и заключение комиссии.
5. Затем: загрузка результата в 1С, закрытие документов и подписание акта.

Заранее предупредите клиентов: в день пересчёта отгрузки не будет или она ограничена, поэтому заказы собираются за день-два до этого. Попросите и поставщиков перенести машины на день до или после пересчёта.

Не загружайте в 1С расхождения, которые не проверены: сначала находится причина, потом вносится исправление. Иначе пересортица или опоздавший документ превратятся в «недостачу» и перейдут в следующий год.

Самые частые ошибки в конце года:

• оставить пересчёт на последние дни декабря: на исправления и объяснения не остаётся времени;
• «уравнять» расхождения в программе без проверки: причина скрывается и в следующем году появляется снова;
• включить в свой остаток чужой товар на ответственном хранении или вовсе не пересчитать его.

Вывод

Годовая инвентаризация — не срочная задача декабря, а плановая работа, которая начинается в октябре: сначала наводится порядок в учёте, затем идут организационные шаги, после них — пересчёт и разбор расхождений. Если своей команды для такого объёма не хватает, SkladBaza в услуге полной инвентаризации пересчитывает базу по зонам, сверяет результат с 1С и передаёт проект акта.