Накладная не сходится с товаром в машине: как оформить акт

Машина приехала на базу. В накладной 300 коробок макарон, при разгрузке насчитали 288. Водитель говорит: «Я не знаю, столько погрузили», сзади ждут ещё две машины. Именно то, что сделано в эту минуту, определяет, чем закончится месяц переписки: при правильно составленном акте поставщик довезёт товар или вернёт деньги, а неоформленное расхождение превратится в недостачу самой базы. Ниже порядок действий в эти минуты.

Сначала не подписывайте накладную

Водитель обычно хочет получить подпись и поскорее уехать. Пока вы не досчитали и не записали расхождение, не ставьте подпись «принял».

• Не останавливайте разгрузку, но позицию с расхождением поставьте отдельно, чтобы она не смешалась с другим товаром.
• Повторите счёт со вторым сотрудником. Акт не должен опираться на однократный счёт одного человека.
• Если водитель требует подпись и отказывается ждать, напишите рядом с подписью в накладной: «с расхождением, по акту».

Что должно быть в акте

Акт должен быть простым, но в нём обязательно записаны следующие данные:

1. дата, время, госномер машины, фамилия и имя водителя;
2. номер и дата накладной, название поставщика;
3. номер и состояние пломбы: целая или нарушена (если пломба есть);
4. таблица позиций: по накладной, фактически, разница;
5. вид расхождения: недостача, излишек, другой товар или проблема качества;
6. сотрудники, которые считали, и подпись водителя.

От вида расхождения зависят и дальнейшие действия:

• недостача: требуют довезти товар или уменьшить сумму расчёта;
• излишек: лишнюю часть хранят отдельно, сообщают поставщику и не продают по своему усмотрению;
• другой товар: неверную позицию ставят в отдельную зону для возврата и требуют правильную;
• проблема качества: товар с коротким сроком, мокрый или разбитый фотографируют и принимают отдельно.

Если водитель отказывается подписывать, запишите это в акте и попросите подписаться двух свидетелей. Излишек тоже вносят в акт: промолчать, что «привезли лишнее», значит потом получить от поставщика встречную претензию.

Что сфотографировать

Фотографии и короткое видео делают акт убедительнее, чем одна бумага.

• накладная целиком и номер машины;
• пломба, открытая дверь и то, как товар стоит в кузове;
• паллет с расхождением вместе с этикеткой, пустые места;
• процесс счёта: видео на 1–2 минуты, где коробки считают вслух.

Складывайте всё в одну папку под названием «дата_номер накладной». Не отключайте на телефоне отметку даты и времени: она показывает, когда сделан снимок. Один экземпляр акта остаётся у водителя, второй на базе; потом ничего не придётся искать.

Претензия поставщику

Здесь решает срок. Фото акта в тот же день отправьте менеджеру поставщика в Telegram или на электронную почту, чтобы остался письменный след. Уже на следующий рабочий день направьте официальную претензию: номер накладной, расхождение, сумма, требование (довезти или вернуть деньги), в приложении акт и фотографии. Срок претензии прописан в договоре, иногда это всего несколько дней. Узнайте этот пункт договора заранее и держите его перед глазами на приёмке. Не полагайтесь на обещание по телефону: фразу «завтра довезём» нужно получить и в письменном сообщении, иначе завтра выяснится, что такого разговора не было.

Условный расчёт: недостача 12 коробок по 94 000 сум составляет 1 128 000 сум. В 1С оприходуйте товар в фактическом количестве, а разницу отдельно отметьте как претензию к поставщику. Не оприходуйте всё по накладной в расчёте на то, что «потом найдём при пересчёте»: тогда разница превратится в недостачу самой базы.

Типичные ошибки

• Сначала подписать накладную, потом считать.
• Сказать о расхождении устно и не составить акт.
• Отложить на потом, когда водитель уже уехал.
• Записать только недостачу и не записать излишек или другую позицию.
• Отправить претензию после срока, указанного в договоре.

Вывод

Расхождение по накладной закрывается пока машина стоит: актом, двумя пересчётами, фотографиями и письменным сообщением в тот же день. Без этого разница становится недостачей базы. SkladBaza в услуге контроля приёмки и отгрузки проверяет, что количество в машине совпадает с документами, и расхождение попадает в акт до того, как оно окажется на базе.