Циклический пересчёт: выборочный подсчёт по ABC на оптовой базе

Пересчёт всей базы раз в год — большая работа: несколько смен, много людей, остановленная отгрузка. А результат приходит поздно: когда находят расхождение, его причина давно забыта, а потери копились месяцами. Циклический пересчёт устроен иначе: вы считаете не всю базу, а каждый день небольшое число позиций, но самых важных, и часто. Ниже о том, как выбирать позиции по ABC и как строить недельный план.

Недостаток пересчёта раз в год

Годовой пересчёт показывает ошибку в самый поздний момент. Когда расхождение найдено, документы собирались 12 месяцев, пересортица, возвраты и поздно введённые приходы перемешались, причину найти почти невозможно. При циклическом пересчёте важные позиции проверяются раз в несколько недель, поэтому расхождение видно сразу после появления, и причина ещё свежа.

Выбор по ABC

Разделите позиции на три группы по сумме оборота:

• A: позиции с наибольшим оборотом, то есть группа, на которую приходится примерно 80 процентов всего оборота. Их обычно немного.
• B: следующая группа, примерно 15 процентов оборота.
• C: остальные, их много, а доля в обороте мала.

Границы условны, подстройте их под свою базу. Главное: выгрузите из программы отчёт по продажам за последние 6–12 месяцев и отсортируйте по убыванию оборота. Дорогие и быстро уходящие товары окажутся вверху таблицы.

Частота и недельный план

В зависимости от группы различается и частота счёта. Условный пример: на базе 1 200 позиций, из них 100 в группе A, 300 в группе B и 800 в группе C.

1. Группа A раз в 2 недели: 50 позиций в неделю.
2. Группа B раз в квартал (13 недель): примерно 23 позиции в неделю.
3. Группа C раз в год: примерно 15 позиций в неделю.

Всего получается около 88 позиций в неделю, то есть 17–18 в день. Эту работу может выполнить пара счётчиков в первые или последние часы рабочего дня, останавливать базу не нужно. Позиции на каждый день заранее отметьте в программе или в таблице. Список ABC пересоставляйте раз в квартал: позиции переходят из группы в группу, например новый сезонный товар поднимается в A, а устаревший опускается в C. Распространённая ошибка — один раз назначить группы и годами их не менять.

Порядок на каждый день

1. Утром выгружается список: позиции на сегодня, адреса и остаток в программе (в листе для счётчика его не показывают).
2. Счётчик записывает точку отсечки: движение после этого момента учитывается отдельно.
3. Позиции считаются, при необходимости второй счётчик проверяет.
4. Если найдено расхождение, причину ищут в тот же день: документы, пересортица, возвраты.
5. Результат вносится в таблицу: позиция, программа, факт, разница, причина, действие.

Ведите статистику: сколько позиций посчитано и сколько совпало. Доля совпавших становится показателем точности базы и должна расти от месяца к месяцу. Пусть считает один и тот же человек: он набирается опыта, а проверяющего меняйте, чтобы взгляд не «замыливался».

Дополнительные «сигнальные» пересчёты

Помимо плана, позицию нужно считать сразу, если: в 1С появился отрицательный остаток, пришёл большой возврат, клиент заявил «довезли меньше», по позиции раньше уже было расхождение. Такой счёт отнимает мало времени, но ловит проблему в самом начале. Если расхождение найдено в группе A, посчитайте и другие позиции A из той же зоны: возможно, причина в самой зоне.

Циклический пересчёт не всегда полностью заменяет годовую инвентаризацию: если бухгалтерии нужен полный пересчёт, уточните это у бухгалтера. Но к этому моменту база уже в порядке, и годовой пересчёт проходит быстро и спокойно.

Вывод

Циклический пересчёт превращает инвентаризацию из разового события в ежедневную привычку: важнейшие позиции считаются часто, остальные реже, а расхождение находят, пока причина свежа. Для этого хватит выбора по ABC, недельного плана и таблицы результатов. SkladBaza в услуге регулярного контроля проводит выборочный пересчёт раз в месяц или квартал: самые дорогие и быстро оборачиваемые позиции остаются под постоянным контролем.