Учёт товара с экспедитором: отгружено, доставлено, возвращено

Вечером экспедитор возвращается с рейса: «Один клиент товар не взял, одну коробку разбили, остальное точно не знаю». Утром в машину загрузили 120 коробок, сейчас в кузове 9, а по подписанным документам доставлено 108. Простой счёт: 120 − 108 − 9 = 3. Где три коробки? На следующий день спросить уже не у кого: никто ничего точно не помнит. Машина — это «передвижной склад» базы, и её учёт требует отдельной дисциплины. Ниже — простая таблица для учёта товара с экспедитором и порядок ежедневной сверки.

Машина — отдельный склад

Как только товар выехал с базы, он не должен «исчезать» из учёта: он переходит в «склад на колёсах» под ответственность экспедитора. К концу дня он находится в одном из трёх состояний:

• доставлено: клиент принял товар и поставил подпись;
• возвращено: клиент не взял или взял меньше, товар вернулся на базу;
• осталось в машине: товар, который поедет и на следующий день.

Сумма этих трёх величин должна равняться загруженному количеству. Если не равна, есть расхождение, и найти его нужно в тот же день.

Простая таблица

На каждого экспедитора и каждый рейс ведётся одна таблица (на бумаге, в Excel или в отчёте 1С):

• позиция;
• отгружено — сколько загружено в машину (по листу погрузки);
• доставлено — сумма документов с подписями клиентов;
• возвращено — принято и пересчитано на базе;
• осталось в машине — товар, который продолжит рейс завтра;
• расхождение = отгружено − доставлено − возвращено − осталось в машине.

Условный пример по одному рейсу: по позиции «Масло 5 л» отгружено 120 коробок, доставлено 108, возвращено 9, в машине ничего не оставлено. Расхождение 3 коробки. По остальным позициям расхождение нулевое. Значит, искать нужно по одной позиции и среди 14 клиентов этого рейса, а не по всей базе.

Таблицу делайте как можно проще: если экспедитор тратит на её заполнение больше пяти минут, он перестанет её вести. Ведите графы по 10–15 самым оборачиваемым позициям, а остальные проверяйте по общей сумме документов.

Отдельного внимания требует частичная приёмка. Если клиент принял не весь заказ, в накладную вносится исправление, и клиент его подписывает. Иначе по документам товар считается доставленным полностью, а вечером появляется «загадочное» расхождение.

Порядок ежедневной сверки

1. Когда экспедитор вернулся, подписанные документы и возвращённый товар сдаются кладовщику или начальнику базы.
2. Возвращённый товар пересчитывается при экспедиторе и переносится в зону возвратов. Если есть бой, акт составляется сразу.
3. Сама машина осматривается: кабина, края кузова, места под сиденьем. «Пропавшая» коробка иногда просто осталась внутри.
4. Таблица заполняется, расхождение считается.
5. Если расхождение нулевое, работа на этом заканчивается. Если нет, переходите к следующему разделу.

Расхождение: разбираем в тот же день

Главное правило: расхождение проверяется в тот же день. На следующий день экспедитор и клиент забывают подробности. Последовательность проверки:

• ещё раз пересчитайте количество в документах доставки и убедитесь, что оно правильно перенесено в таблицу;
• спросите экспедитора: какой клиент что не взял, что разбилось, как это оформлено в документе;
• при необходимости позвоните клиенту: двухминутный разговор часто всё проясняет;
• проверьте лист погрузки: расхождение могло возникнуть ещё при загрузке.

Если всё проверено, а расхождение осталось, оформите его актом и поставьте на контроль. Материальная ответственность экспедитора зависит от договора и внутренних документов: этот вопрос уточните у юриста или бухгалтера.

Недельный разбор

Ежедневные таблицы раз в неделю сводятся вместе. Смотрите на следующее:

• у какого экспедитора или на каком маршруте доля возвратов выше;
• какой клиент часто отказывается от товара (с ним нужно подтверждение заказа);
• какая позиция чаще всего возвращается или бьётся;
• на каких рейсах расхождение повторяется.

Условный пример: за шесть дней получились три небольших расхождения, и все на одном маршруте. Это повод не обвинять экспедитора, а пересмотреть маршрут: возможно, у одного из клиентов при приёмке количество в документе правится вручную.

Вывод

Учёт у экспедитора несложен: несколько граф, одна формула и сверка каждый день. Главное — находить расхождение в тот же день, потому что через сутки оно превращается в «потерю», которую уже не доказать. SkladBaza в услуге контроля приёмки и отгрузки проверяет, что количество в машине при выезде и возврате совпадает с документами, поэтому расхождение видно ещё до того, как попадёт на базу.