Совместный пересчёт с водителем при погрузке: акт отгрузки

Вечером из магазина звонят: «в заказе было 40 коробок, привезли 34». Кладовщик говорит: «я погрузил полностью», водитель говорит: «я привёз то, что мне погрузили», магазин платит за меньшее количество. Каждый говорит свою правду, и проверить не получается ничего. Такие споры в основном решаются на базе, во время погрузки. Пересчёт товара вместе с водителем и подписание акта отгрузки занимает примерно 5–10 минут, но заметно сокращает число претензий.

Почему именно при погрузке

После выезда товара с базы проверить его количество уже невозможно. Что было в дороге и в магазине, вы не знаете. Поэтому база должна закрыть свою ответственность в один момент, когда товар переходит в машину. В этот момент водитель (или экспедитор) видит товар своими глазами и подписью подтверждает количество. Дальше вопрос о потерянной коробке адресуется водителю, а не базе.

Порядок погрузки

1. Кладовщик показывает водителю лист погрузки (список заказов): какому магазину что и сколько.
2. Товар грузят в машину на глазах у водителя, кладовщик считает коробки и паллеты вслух, водитель сверяет по своим данным.
3. Заказ каждого магазина стоит отдельной группой, помеченной этикеткой или лентой.
4. После погрузки оба подтверждают друг другу общее количество.
5. Акт подписывают оба, дверь закрывается, ставится пломба (если она есть).
6. Загруженную машину фотографируют или снимают на короткое видео изнутри.

Если машин много и появляется очередь, разделите работу: собранные заказы кладовщик заранее пересчитывает в зоне погрузки, а когда приезжает водитель, они вместе быстро проверяют группы и грузят. Акт готов, машина не простаивает.

Условный пример: одна машина увозит в 9 магазинов 420 коробок. В акте записывают общее число (420) и количество по каждому заказу. Вечером сообщают, что не хватает 6 коробок. Первый вопрос: по какому заказу претензия магазина и сколько по нему погружено согласно акту? Если в акте для этого магазина подписано 40 коробок, разницу нужно искать в дороге или в счёте при приёмке в магазине, а не на базе.

Что записывают в акте отгрузки

• дата, время, номер машины, имя водителя;
• номер заказа или листа погрузки;
• позиция и количество по каждому магазину;
• общее число коробок и паллетов;
• состояние товара: целый, плёнка не нарушена, повреждений нет;
• подписи кладовщика и водителя.

Если водитель против пересчёта или торопится, запишите это в акте и попросите подпись свидетеля (начальника смены). Отказ водителя от счёта сам по себе важная информация.

Чтобы убедить водителей считать, хватит одного довода: акт защищает и его. Водитель не отвечает за товар, который не брал, а магазин не сможет предъявить ему необоснованную претензию. Если паллеты или тару нужно вернуть, пустые паллеты тоже записывают в акт отдельной строкой.

Когда приходит претензия магазина

1. Выясните, к какому заказу и к какой позиции относится претензия.
2. Откройте акт и фото погрузки: сколько было погружено.
3. Запросите у магазина документ приёмки и итоги его счёта.
4. Сравните погруженное и принятое количество: станет видно, где возникла разница.

Такой порядок переводит разговор из поиска виноватых в рассмотрение фактов. Часто разница действительно возникает в дороге или в магазине, но иногда причиной служит ошибка сборки на базе. В обоих случаях акт быстро решает вопрос, а счёт при погрузке находит ошибку сборки в тот же день, до отъезда машины.

Типичные ошибки

• Водитель не считает, а только ставит подпись.
• Счёт делают после окончания погрузки, когда товар уже сложен и недостающую коробку найти трудно.
• В акте записано только общее число, без распределения по магазинам.
• Во время погрузки кладовщик отвлекается на другие дела.
• Экземпляр акта остаётся у водителя и не хранится на базе.

Вывод

Совместный счёт с водителем — страховка для базы: в момент перехода товара в машину ответственность ясна, а при претензии вопрос решает акт. Для этого достаточно листа погрузки, счёта вслух, двух подписей и фотографии. SkladBaza в услуге контроля приёмки и отгрузки проверяет, что количество в уезжающей машине совпадает с документами, поэтому расхождение находят ещё на базе.