Откуда берутся недостачи на оптовой базе: разбор по этапам

Когда обнаруживается недостача, первый вопрос почти всегда один: «Кто украл?». На самом деле на оптовой базе большая часть расхождений возникает не из-за хищений, а из-за обычных ошибок на пути товара по базе. Чтобы найти причину, нужно пройти по этому пути последовательно: приход, хранение, отгрузка, возврат. На каждом этапе свои источники риска. Ниже — пошаговый разбор источников недостачи.

Этап 1: приёмка

Когда товар поступает на базу, ошибка находится дешевле всего, но проверяют её реже всего. Типичные источники:

• машина принята по накладной «на доверии», паллеты и коробки не пересчитаны;
• повреждения и состояние пломбы не оформлены, а разница потом записывается как «пропало на базе»;
• товар оприходован не по той позиции или не в той единице измерения.

На этом этапе недостача ещё не началась: база ничего не потеряла, она просто никогда не получала этот товар. Но в учёте он числится, поэтому позже проявляется как расхождение. Если на приёмке сэкономили пять минут, потом уйдут дни: поставщик скажет «от нас ушло полностью», а у вас на руках нет доказательств.

Этап 2: хранение

Пока товар лежит на базе, остаток «сам собой» не меняется, а изменяют его люди:

• товар поставлен не на то место: кладовщик его не находит, а в программе он есть, и при пересчёте он выглядит «пропавшим»;
• бой, порча и истёкший срок не списаны;
• расход без документов: образцы, подарки, товар для внутренних нужд;
• перемещение не записано: товар перешёл из одной зоны в другую, а адрес не обновлён.

Самое опасное на этом этапе — «невидимое движение»: кто-то взял коробку, кто-то переставил, кто-то разбил, и никто не записал. Одна коробка — мелочь, но за год накапливаются сотни таких движений.

Этап 3: отгрузка

Отгрузка — место, где недостачи рождаются чаще всего: работа идёт быстро, людей много, документы срочные:

• пересортица: вместо позиции из накладной собрана другая;
• перегруз или недогруз: товар положили в машину без пересчёта;
• собранный заказ не погружен или погружен дважды;
• товар передан экспедитору, а в магазине не пересчитан, расхождение не зафиксировано.

Условный пример: если в каждый заказ уходит одна лишняя коробка, то при 30 заказах в день это 30 коробок, за месяц около 660. Покупатель лишнего не замечает, а в учёте базы копится недостача.

Этап 4: возврат

Возвраты нередко проходят без отдельного контроля:

• возвращённый товар не оприходован или оприходован не на ту партию;
• негодный товар вернулся на полку, а потом не списан;
• между документом на возврат и товаром есть разница в количестве.

Этот этап влияет и на недостачу, и на доверие покупателей: негодный товар, один раз вернувшийся на полку, дойдёт до следующего клиента.

Таблица разбора и пример

К каждой строке расхождения добавьте четыре колонки: этап, причина, ответственный, мера. Условный пример: после пересчёта расхождения нашли в 40 позициях. После разбора распределение такое: на приёмке 7, при хранении 9, при отгрузке 17, при возврате 5, неизвестно 2. Значит, в первую очередь внимание направляют на этап отгрузки: сборку, пересортицу и контроль погрузки.

Таблицу после пересчёта заполняют вместе начальник базы, бухгалтер и кладовщик. По каждому расхождению задают один вопрос: «По какому документу, когда и из какой зоны прошёл этот товар?». Когда ответ найден, известны и этап, и ответственный.

Одно из важнейших правил: колонка «неизвестно» стоит в самом конце списка и остаётся небольшой. Если много расхождений записано как «неизвестно», разбор ещё не закончен.

Типичные ошибки при разборе

• Сразу записать все расхождения как хищение: настоящая причина остаётся скрытой.
• Обвинять только кладовщика: расхождение чаще возникло на приёмке, при отгрузке или в документах.
• Не фиксировать этап: причина известна, а где она возникла — нет.
• Исправлять без разбора: выровнять остаток в программе вручную.
• Не учитывать сезон: при росте нагрузки растёт и число ошибок, поэтому разбор стоит сравнивать и по сезонам.
• Держать таблицу закрытой: если её видит только руководитель, люди на этапах не успевают исправлять свои ошибки.

Вывод

Хищения бывают, но это последнее подозрение, которое остаётся, когда все остальные причины исключены. Сначала нужно пройти четыре этапа пути товара: приёмку, хранение, отгрузку, возврат. SkladBaza в услуге анализа недостач находит, где и на каком этапе возникло расхождение, по документам, пересортице и возвратам, и даёт конкретные рекомендации, чтобы разница не повторялась.