Образцы, подарки, внутренние нужды: товар, уходящий без документов

Часть недостачи на базе возникает не из-за краж и не из-за ошибок счёта, а из-за самых обычных решений с добрыми намерениями. Маркетолог отвёз магазину две коробки образцов, коммерческий директор в праздник подарил товар крупному клиенту, в офис ушла коробка чая и сахара. Никто не делал этого со зла, и ничто не оформлено. В конце месяца в программе товар есть, на полке нет, а причину никто не помнит. Ниже об основных видах ухода товара без документов и о том, как навести порядок.

Три пути ухода без документов

• Образцы для акций: коробка для знакомства с новым магазином, вскрытый товар для дегустации на выставке, продукция, увезённая на мероприятие.
• Подарки клиентам: ящик крупному покупателю к празднику или выполнение обещания вроде «возьмёте десять, одиннадцатый в подарок».
• Внутренние нужды: чай, сахар, вода для офиса, товар для ремонта или проверки, продукция, выданная сотрудникам по сниженной цене.

У всех трёх путей одно общее: товар с базы реально ушёл, а в программе он всё ещё числится.

Месячный расчёт: сколько теряется

Условный пример. За месяц на маркетинг ушло 8 коробок образцов, клиентам подарили 15 коробок, в офис взяли 6 коробок чая и сахара. Ничего не оформлено: всего 29 коробок. При средней цене коробки 60 000 сум разница за месяц составит 1 740 000 сум, а за год около 20 млн сум. При пересчёте эта недостача попадёт в строку «причина неизвестна» и будет записана на кладовщика, то есть вина ляжет на человека, который товар не брал.

Как оформлять

1. До выдачи товара пишется короткая заявка: кто просит, что, сколько, зачем и кому.
2. Заявку утверждает коммерческий директор или начальник базы. Без утверждения кладовщик товар не выдаёт.
3. В 1С расход оформляется по причине отдельной статьёй затрат: образцы, подарки, внутреннее потребление.
4. Документ проводится в день выдачи, а не переносится на следующий месяц.
5. Если образец вернулся или остался невскрытым, его принимают обратно приходом.

Налоговый учёт образцов и подарков может различаться, поэтому вид документа заранее согласуйте с бухгалтером.

Отдельного внимания заслуживает «бонусный товар». Если покупателю продали 10 коробок, а одиннадцатую подарили, в программе будет продажа 10 коробок, а 11-я уйдёт без документа. Правильный путь: записать в заказ 11 коробок, одну из них провести по нулевой цене или отдельным документом на бонус. Тогда расход со склада составит 11, а стоимость подарка будет видна в статье затрат. Одно это правило убирает целый класс «невидимых» недостач.

Лимиты и контроль

Ни безграничное «можно», ни жёсткий запрет не дают хорошего результата. Лучше действует лимит. Например, для каждого отдела на месяц определяется объём образцов и подарков, а при его превышении нужно отдельное утверждение. Лимит должны знать коммерческий отдел, маркетинг и кладовщик. Кладовщик вправе не выдавать товар без заявки, а руководство обязано его поддержать, иначе правило останется на бумаге. В конце месяца формируется короткий отчёт по статьям затрат: на что и сколько ушло, кто просил. Такой отчёт обычно показывает две вещи: какие-то образцы вообще не влияют на продажи, а какие-то подарки повторяются каждый месяц, и их правильнее оформить как постоянную скидку.

Типичные ошибки

• Отдать «по мелочи» два-три ящика без документов: за месяц они превращаются в десятки.
• Выдавать товар под честное слово кладовщика: «скажу, потом оформлю».
• Оставить вскрытый образец на полке и считать его частью остатка.
• Выдавать товар сотрудникам без документа или без утверждения.
• Собирать документы раз в месяц и записывать весь расход одной строкой: причина пропадает.

Вывод

Образцы, подарки и внутренние нужды — обычный и полезный расход товара. Чтобы он не стал скрытой недостачей, нужны заявка, утверждение, отдельная статья затрат и месячный отчёт. Тогда при разборе недостач настоящие потери отделяются от неоформленных расходов. SkladBaza в услуге анализа недостач находит, где и на каком этапе возникла разница, по документам и причинам расхода.