Документы задним числом: как они искажают остатки

Утром бухгалтер находит в 1С, что накладная на вчерашнюю отгрузку не введена. Она вводит документ не сегодняшним числом, а вчерашним: «чтобы дата была правильной». Это выглядит логично, но в программе после вчерашнего дня пересчитываются все остатки. Если за этот промежуток проводился пересчёт, его результат искажается. Ниже — как документ, введённый задним числом, портит остатки и как его ограничить.

Как программа считает остаток

1С работает по порядку документов: у каждого документа есть дата и время, остаток складывается в этой последовательности. Если вы вводите документ задним числом, он «встаёт» на своё место в прошлом, и остаток на все более поздние даты меняется. В большинстве конфигураций программа перепроводит и последующие документы, поэтому одна запись в прошлом влияет на сегодняшние цифры.

Последствия:

• остаток на прошлую дату меняется: «остаток по программе» на день пересчёта теперь другое число;
• в прошлом может появиться отрицательный остаток, потому что отгрузка оказалась раньше прихода;
• могут измениться себестоимость и отчёт о прибыли, а отчёт, уже отданный руководителю, остаётся прежним;
• разбор расхождений запутывается: часть недостачи на самом деле оказывается опоздавшим документом.

Пример: потеря записана дважды

Условный пример. В программе остаток позиции 500 коробок. При пересчёте найдено 460, расхождение 40 коробок оформлено как недостача и списано. В программе осталось 460. Через два дня бухгалтер находит невведённую накладную на 40 коробок, отгруженных до пересчёта, и вводит её задним числом. Остаток в программе падает до 420, а на складе лежат 460 коробок.

Никакой недостачи на 40 коробок на самом деле не было: это была невведённая отгрузка. После ввода документа задним числом те же 40 коробок оказались списанными дважды. Теперь в программе на 40 коробок меньше, а на складе они есть.

Правила

1. Дата документа должна совпадать с датой операции, а дата ввода должна быть видна отдельно. Ввод задним числом допускается только на короткий срок, например до утра следующего дня. Срок установите сами.
2. После пересчёта или закрытия месяца запретите изменение прошлого периода. Во многих конфигурациях 1С есть дата запрета изменения данных. Есть ли она у вас и как её включить, узнайте у специалиста по 1С.
3. Право вводить документы задним числом оставьте одному-двум ответственным: главному бухгалтеру или руководителю отдела. Кладовщик и менеджер таким правом обладать не должны.
4. К каждому документу задним числом записывайте причину и подтверждение: почему введён поздно и кто разрешил.
5. Если после утверждения итогов пересчёта появляется новый документ с датой раньше точки отсечки, пересмотрите итог пересчёта.

Если это уже произошло

Не спешите исправлять искажённый остаток «ещё одним документом сверху», иначе ошибка наложится на ошибку. Порядок действий такой:

1. найдите документ, введённый задним числом: помогает список, где дата ввода позже даты документа;
2. посмотрите, какие документы пересчёта и списания оказались между датой документа и датой ввода;
3. пересмотрите записанную по пересчёту недостачу: если она связана с этим документом, её нужно исправить или отменить. Поскольку придётся заново проводить последовательность документов, делайте это вместе со специалистом по 1С;
4. запишите результат: какой документ, какая позиция, насколько и почему изменено.

Контрольный отчёт

Раз в неделю получайте список документов, у которых дата ввода позже даты документа больше чем на один день. Просмотрите десять самых крупных по сумме: кто ввёл и почему опоздал. Если список растёт, проблема не в человеке, а в процессе: документ отгрузки теряется между складом и бухгалтерией. Договоритесь, что вторая копия накладной передаётся бухгалтеру в конце дня, и сверяйте по списку, у кого сколько документов осталось.

Вывод

Документ задним числом — не просто запись: он меняет остаток в прошлом и итог прежнего пересчёта. Ограничения, права и еженедельный отчёт делают это управляемым. SkladBaza при сверке остатков с 1С группирует расхождения по причинам, поэтому расхождения, связанные со временем документов, отделяются от настоящей недостачи.