Почему остаток в 1С не совпадает с фактом: 8 причин

Бухгалтер открывает 1С: по позиции «Мука 50 кг» 240 мешков. Кладовщик пересчитывает: 228. Первый вопрос обычно один: «Кто взял?». На деле расхождение чаще возникает не из-за пропавшего товара, а из-за неправильно ведённого учёта. Исправить учёт гораздо дешевле и быстрее, чем доказывать недостачу. Ниже — восемь типичных причин, по которым остаток в 1С не совпадает с фактическим, и порядок проверки.

Восемь причин

1. Документ введён с опозданием. Товар отгружен, а накладная проведена на следующий день. Если пересчёт попал в этот промежуток, в программе товара окажется больше.
2. Пересортица. Вместо одной позиции отправили другую: по одной недостача, по другой излишек.
3. Перепутана единица измерения. В программе введены коробки, кладовщик записал штуки. Одна такая ошибка даёт разницу в 12 или 24 раза.
4. Дубли номенклатуры. Один товар числится в двух карточках: приход по одной, расход по другой. В обеих появляется «замечательное» расхождение.
5. Возврат оформлен неправильно. Товар вернулся из магазина, но не принят на приход или попал в чужую партию.
6. Бой и порча не списаны. Коробки на складе нет, а в программе она по-прежнему числится.
7. Ошибка по партии или сроку. Общий остаток верен, но по партиям цифры не сходятся, поэтому одна партия уходит в минус, а другая показывает излишек.
8. Документ позже изменён или введён задним числом. Остаток пересчитывается, и ранее верная цифра смещается.

Большинство этих причин — несовпадение учётных записей, а не пропажа товара. Последние две со временем только усугубляются: история документов запутывается, и найти того, кто помнит, что произошло, становится труднее. Поэтому расхождения лучше разбирать сразу после пересчёта, пока документы свежие.

Разделите расхождения на три группы

Не называйте всё сразу «недостачей». Разложите на три группы:

• документальные: время, опоздание, ввод задним числом. Исчезают после исправления документов;
• учётные: единицы, дубли номенклатуры, партии. Исправляются данные в программе;
• физические: бой, пропажа или вынос товара. Только эта группа требует акта и ответственности.

После исправления первых двух групп реальная недостача часто оказывается заметно меньше. Поэтому, прежде чем сообщать руководителю «недостача такая-то», покажите ему сгруппированную таблицу: она убедительнее и сразу содержит план исправлений.

Порядок проверки

1. Отсортируйте расхождения по сумме и начните с двадцати самых крупных позиций: время ограничено, а большие суммы требуют внимания в первую очередь.
2. По каждой позиции откройте карточку в 1С и просмотрите движение за последние 30–60 дней.
3. Ищите пары: если по одной позиции +24, а по другой −24, это признак пересортицы.
4. Ищите дубли: поиск по части названия товара покажет вторую карточку.
5. Сходите на склад: если позиции нет на своём адресе, она может стоять в другом месте.

Каждую найденную причину запишите одной строкой: позиция, причина, номер документа, ответственный сотрудник. Через месяц эта таблица покажет самые повторяющиеся ошибки вашей базы, и их можно будет исправить в самом процессе: например, правилом проводить документ в день отгрузки или единым списком единиц измерения.

Пример

Условная ситуация: расхождения нашли в 60 позициях. После разбора: 22 — документы, введённые с опозданием, 14 — это 7 пар пересортицы, 9 — путаница с единицами, 6 — дубли карточек, 5 — физическая недостача, 4 — пока неизвестно. Вместо «60 недостач» остаётся «9 позиций с настоящим вопросом», а остальные 51 оказываются вопросом учёта.

Типичные ошибки

• Сначала записать расхождение как «недостачу», а причину искать потом.
• Подправить остаток в программе вручную, не зная причины: ошибка прячется и всплывёт снова.
• Спросить только кладовщика и не посмотреть историю документов.
• Исправить один раз и не изменить процесс, чтобы ошибка не повторялась.

Вывод

Если цифры в программе и на складе не совпадают, подозрение не всегда должно падать на товар: большинство из восьми причин связаны с учётом и документами. Группировка расхождений, поиск пар и просмотр истории карточки делают реальную недостачу видимой. SkladBaza сверяет фактический остаток с 1С по позициям, партиям и поставщикам, группирует расхождения вместе с причинами и передаёт готовый файл для загрузки в программу.