Учёт партий и сроков годности в 1С: типичные ошибки

В программе по позиции «Растительное масло, 5 литров» числится 400 коробок. Вы идёте на склад и видите: у 200 коробок срок годности истекает в течение двух месяцев, а остальных хватит ещё на полгода. Количество в остатке верное, но партии внутри него вам неизвестны. Для товара со сроком годности (продукты, химия, косметика, лекарства) важна не общая цифра остатка, а то, как он распределён по партиям. Ниже о самых частых ошибках в учёте партий и сроков в 1С и о том, как их проверять.

Что даёт партионный учёт

Каждый приход записывается отдельной партией: поставщик, дата прихода, дата производства или срок годности. Благодаря этому программа знает, сколько осталось по каждой партии: вместо «масла 400 коробок» видно «партия А 200 коробок, партия Б 200 коробок». По этой картине отдел продаж понимает, что продавать первым. В большинстве конфигураций 1С партионный учёт можно включить по виду товара или по карточке. Выясните у бухгалтера, для каких товаров он включён на вашей базе: часто он включён для части товаров, а остальное оставлено «как идёт».

Ошибка 1: программа сама выбирает партию

Если при отгрузке партия не указана, программа обычно списывает самый старый приход, то есть смотрит не на срок годности, а на дату поступления. Условный пример: партия А пришла 5 марта, срок годен до сентября. Партия Б пришла 20 марта, но срок у неё истекает в августе, потому что поставщик прислал более старый товар. Программа отгрузит А, а Б останется на полке. Если в Б 200 коробок по 70 000 сум, под угрозой просрочки оказывается товар на 14 000 000 сум.

Ошибка 2: при возврате теряется партия

Когда магазин возвращает товар, в документе партия не указывается, или программа присоединяет его к «самой последней» партии. В итоге в программе товар выглядит свежим, а на деле у него срок подходит к концу. Требуйте обязательно заполнять партию в документе возврата, а саму партию читайте с коробки. Иначе вернувшиеся 30 коробок масла в программе выглядят новыми, а на деле уйдут в продажу со старым сроком.

Ошибки 3 и 4: неверный срок и просрочка в остатках

• Путается формат даты: 03.11 кто-то читает как 3 ноября, а кто-то как 11 марта.
• «Дата производства» и «срок годности» перемешиваются.
• Один и тот же номер партии повторяется у двух поставщиков, и они сливаются в одну.
• Просроченный товар не списывают: документ писать неудобно, и он продолжает числиться в остатке.

Последняя ошибка особенно вредна: при пересчёте цифра в программе совпадает с полкой, но часть товара уже не продать. В финансовых итогах потеря не видна, она спрятана.

Порядок контроля

1. Каждую неделю выгружайте список «партии со сроком в ближайшие 30 и 60 дней» и передавайте отделу продаж: их нужно продавать в первую очередь.
2. Каждый месяц выбирайте по 10–15 паллетов из каждой зоны и сверяйте партию и срок на этикетке с партией в программе.
3. Товар с истёкшим сроком в тот же день переносите в карантинную зону и оформляйте акт списания.
4. Сделайте правилом для сборщика ручной выбор партии при отгрузке: сначала та, у которой срок ближе.

Во время пересчёта тоже смотрите на партии: счётчик записывает в лист номер партии и срок с этикетки паллета. Тогда расхождение выглядит не как «не хватает 200 коробок», а как «по партии Б не хватает 200 коробок, партия А сходится», и причину найти заметно проще. Отдельно выгрузите список паллетов, у которых партия на этикетке не указана: исправлять их нужно первыми. Срок читайте с самой коробки, а не только из накладной поставщика.

Вывод

Партионный учёт показывает не количество остатка, а то, когда товар нужно продать. Автоматический выбор программы, партия при возврате, формат даты и списание: если ошибаться в этих четырёх местах, даже полный склад приносит убыток. SkladBaza в услуге сверки остатков с 1С показывает разницу по позициям, партиям и поставщикам, поэтому путаницу с партиями находят уже при пересчёте.