Un comptage de stock réussi se gagne avant le jour J. Cette liste de contrôle vous aide à préparer l'inventaire d'un entrepôt en Ouzbékistan, côté terrain comme côté système. Parcourez-la avec votre équipe une dizaine de jours avant la date prévue, puis une dernière fois la veille.
Avant tout : décisions à prendre
Certaines décisions conditionnent tout le reste. Prenez-les d'abord, par écrit, et communiquez-les aux services concernés. Elles évitent les discussions au milieu du comptage.
Un point à ne pas négliger : l'inventaire interrompt souvent la réception et l'expédition. Informez vos clients et vos fournisseurs de la fenêtre où l'entrepôt sera fermé ou ralenti, et décidez à l'avance de ce qui sera livré avant et reporté après.
- La date, l'heure de début et l'heure de fin prévues.
- Le périmètre : entrepôts, zones, familles d'articles.
- Le traitement des mouvements pendant l'opération.
- Le nom du responsable de projet et du chef de comptage.
- Le sort des marchandises de tiers, en transit ou en litige.
Dans l'entrepôt
L'état physique de l'entrepôt détermine la vitesse et la qualité du comptage. Le but est que chaque article soit à un endroit identifiable, accessible et lisible.
Un test simple : demandez à quelqu'un qui ne connaît pas l'entrepôt de trouver trois articles à partir de leur emplacement. S'il y parvient sans aide, l'entrepôt est lisible ; sinon, il faut encore ranger, étiqueter ou clarifier le plan.
- Ranger les allées et dégager les accès aux rayonnages.
- Regrouper les palettes mélangées et les cartons ouverts.
- Isoler les marchandises abîmées, périmées ou en attente de décision.
- Vérifier que chaque emplacement porte un identifiant lisible.
- Séparer clairement les zones de réception et d'expédition.
- Éclairer correctement les zones sombres.
Dans le système
Le comptage n'a de valeur que s'il peut être comparé à des données fiables. Quelques actions simples réduisent beaucoup les écarts apparents.
Une extraction non archivée est l'une des grandes causes de litiges après le comptage : on ne sait plus ce que le système affichait à l'heure prévue. Enregistrez le fichier avec la date, l'heure et le nom de la personne qui l'a produit.
- Enregistrer toutes les réceptions et expéditions en retard.
- Corriger les doublons d'articles et les codes manquants.
- Vérifier que les unités de mesure sont cohérentes.
- Préparer l'extraction des quantités à l'heure convenue.
- Sauvegarder l'état du système avant le comptage.
Le matériel et les étiquettes
Testez les scanners plusieurs jours avant : charge de la batterie, connexion, lecture de codes réels. Prévoyez des appareils de secours et une imprimante d'étiquettes pour traiter les articles dont le code est illisible ou absent. Rassemblez aussi le matériel de base : marqueurs, étiquettes de zone, feuilles de comptage de secours, scotch, et de quoi marquer les articles déjà comptés.
Si l'entrepôt est grand, prévoyez aussi un moyen de communication entre les chefs d'équipe : radios ou groupe de messagerie. Un chef qui doit marcher cinq minutes pour poser une question perd du temps à chaque fois.
L'équipe
Confirmez à l'avance la présence de chaque participant, y compris des remplaçants. Organisez un briefing pour les chefs d'équipe quelques jours avant, et un briefing général le matin du comptage. Les règles doivent être courtes, écrites, et connues de tous : qui compte quoi, comment traiter un écart, à qui s'adresser en cas de doute.
Pensez à l'accueil de l'équipe externe : badges, accès, personne référente, lieu de pause, consignes de sécurité du site.
Pensez enfin aux conditions de travail : température du site, pauses, eau, vêtements adaptés et horaires réalistes. Une équipe fatiguée compte moins bien, et les erreurs de fin de journée sont plus fréquentes que celles du matin.
La veille du comptage
La veille, faites un dernier tour avec le chef de comptage. Vérifiez que les zones sont prêtes, que les scanners sont chargés, que les extractions du système sont archivées et que les transporteurs et les clients ont été prévenus. Ce dernier contrôle évite la plupart des mauvaises surprises du jour J.
- Zones prêtes et accessibles.
- Scanners chargés et testés.
- Extraction du système archivée.
- Clients et transporteurs prévenus.
- Équipes confirmées avec leurs remplaçants.
Les oublis les plus fréquents
Parmi les oublis les plus courants : des réceptions non saisies, des cartons ouverts dans les allées, des articles sans étiquette, des scanners déchargés, des marchandises de tiers mêlées au stock propre, et l'absence d'une personne capable de trancher un cas particulier sur place. Cette liste de contrôle sert surtout à les éviter.
Une bonne habitude consiste à conserver cette liste d'une année sur l'autre et à y ajouter les oublis rencontrés. Au bout de quelques inventaires, vous disposez d'une liste adaptée à votre entrepôt, plus utile que n'importe quel modèle générique.
À retenir
- Prenez les décisions de périmètre et de mouvements par écrit avant de préparer le reste.
- Un entrepôt rangé et des emplacements identifiables font gagner autant de temps que des scanners rapides.
- Nettoyez le système et archivez l'extraction avant le comptage.
- Testez le matériel plusieurs jours avant et prévoyez des appareils de secours.
- Terminez par un tour de contrôle la veille.