Les données dont nous avons besoin
Pour comparer, il faut deux fichiers cohérents : le résultat du comptage et l'extraction du système à la date du comptage. Nous vous aidons à définir le bon rapport à extraire de votre outil et nous vérifions qu'il contient bien ce qu'il faut.
Plus l'extraction est proche de l'heure du comptage, plus le rapprochement est simple. Si des mouvements ont lieu pendant l'opération, nous vous demandons la liste des réceptions et des expéditions de la période, pour pouvoir les prendre en compte.
- Code article et désignation.
- Emplacement ou entrepôt.
- Quantité en stock et unité de mesure.
- Date et heure de l'extraction.
- Mouvements intervenus pendant le comptage.
Comment nous comparons
Nous rapprochons les deux fichiers sur le code article et l'emplacement. Les différences sont classées : écarts de quantité, articles comptés mais absents du système, articles du système introuvables en stock. Nous écartons d'abord les causes techniques, comme une unité de mesure différente, un doublon de code ou un mouvement saisi après l'extraction.
Quand le système gère plusieurs entrepôts ou plusieurs unités de mesure, nous ramenons tout à une base commune avant de comparer, par exemple la pièce plutôt que le carton. Cette étape paraît technique, mais elle explique à elle seule un grand nombre d'écarts apparents.
Analyser les écarts un par un
Pour chaque écart significatif, nous remontons la piste : dernière réception, dernières sorties, transferts entre emplacements, retours. Cette analyse conduit souvent à des causes simples et corrigeables, par exemple une réception saisie deux fois ou un article rangé sous un autre code.
Nous classons les causes pour que vous puissiez corriger le processus qui les produit, pas seulement la ligne concernée.
Nous distinguons les écarts qui se compensent, comme un article rangé sous un mauvais code et son voisin en excédent, de ceux qui représentent un vrai manque ou un vrai surplus. Le total peut sembler correct alors que deux erreurs importantes s'annulent.
La liste d'ajustements
À l'issue de l'analyse, nous préparons un fichier de proposition d'ajustements, prêt à être relu par votre responsable de stock et votre comptable. Nous ne modifions jamais vos données nous-mêmes : la validation et la saisie dans le système restent de votre côté, et le traitement comptable ou fiscal doit être confirmé par votre comptable ou votre auditeur local.
Nous joignons à chaque proposition les éléments utiles : quantité comptée, quantité du système, date des derniers mouvements. Votre responsable peut ainsi accepter ou refuser un ajustement en connaissance de cause.
Ce que vous recevez
- Fichier de rapprochement ligne à ligne, en Excel.
- Classement des écarts par type et par cause probable.
- Liste des articles absents du système ou introuvables en stock.
- Proposition d'ajustements à valider par vos équipes.
- Note de synthèse en français et en anglais.
Questions fréquentes
Avec quels systèmes travaillez-vous ?
Nous travaillons à partir d'extractions Excel ou CSV de votre ERP, de 1C ou de votre WMS. Nous n'avons pas besoin d'un accès direct à votre système.
Qui saisit les ajustements dans le système ?
Vos équipes, après validation. Nous préparons la liste, mais nous ne modifions pas vos données.
Que faire si le système et le comptage ne se rapprochent pas ?
Nous cherchons d'abord les causes techniques, puis les causes opérationnelles. Les écarts restants font l'objet d'un deuxième comptage ciblé avant toute proposition d'ajustement.