Ce que nous comptons
Nous recensons les biens matériels dont vous avez la charge, quel que soit le site. Chaque bien est observé, photographié si vous le souhaitez, localisé et rattaché à une ligne de votre registre.
Les biens de très faible valeur, comme de petites fournitures de bureau, ne sont pas forcément concernés. Nous convenons avec vous d'un seuil en dessous duquel un bien n'est pas étiqueté individuellement, afin de concentrer l'effort sur ce qui compte pour votre registre.
- Machines, outils et équipements de production.
- Matériel informatique, téléphones et écrans.
- Véhicules et engins de manutention.
- Mobilier de bureau et agencements.
- Équipements de magasin ou de laboratoire.
L'étiquetage des biens
Chaque bien reçoit une étiquette code-barres ou QR portant un numéro unique, posée à un endroit visible et durable. Ce numéro permet ensuite de retrouver le bien lors des inventaires suivants en quelques secondes, au lieu de chercher une description approximative dans un tableau.
Nous conseillons de poser l'étiquette au même endroit sur les biens de même type : sous le plateau du bureau, sur le flanc de la machine, au dos de l'écran. L'inventaire suivant en est accéléré, et un bien dont l'étiquette a disparu se repère aussitôt.
Du comptage au registre propre
Le comptage met presque toujours en évidence trois cas : des biens présents mais absents du registre, des biens inscrits mais introuvables, et des biens déplacés d'un service à l'autre sans mise à jour. Nous les distinguons clairement dans une liste, avec une proposition de traitement pour chaque ligne.
Chaque ligne précise ce que nous avons constaté : le bien, son état apparent, son emplacement réel et l'écart avec le registre. Cela évite les discussions sans fin sur ce qui existe ou non, car votre équipe peut retourner sur place vérifier.
Les écritures comptables, les sorties d'actif ou les régularisations restent de la compétence de votre comptable : faites valider avec lui, localement, les choix à retenir.
Organiser le passage sur site
Nous demandons un exemplaire du registre, la liste des sites et un interlocuteur par site. Les équipes passent bureau par bureau ou atelier par atelier, à des horaires qui évitent de gêner le travail. Les biens situés chez des tiers ou en déplacement sont signalés et traités à part.
Les zones à accès restreint sont comptées avec un accompagnateur désigné par vous, dans le respect des consignes de sécurité du site. Les résultats sont ensuite regroupés par site, par service et par type de bien, selon la structure de votre registre.
Ce que vous recevez
- Fichier des biens comptés, avec localisation et numéro d'étiquette.
- Étiquettes code-barres ou QR posées sur chaque bien.
- Liste des biens introuvables et des biens absents du registre.
- Proposition de mise à jour du registre, à valider avec votre comptable.
- Rapport de synthèse en français et en anglais.
Questions fréquentes
Pouvez-vous compter des biens répartis sur plusieurs villes ?
Oui. Nous nous déplaçons dans tout le pays et regroupons les résultats de chaque site dans un seul fichier, avec les mêmes règles de comptage partout.
Les étiquettes résistent-elles à l'usage ?
Nous choisissons le support selon l'environnement : bureau, atelier, extérieur. Le choix se décide au cadrage, après examen de quelques biens types.
Mettez-vous à jour notre registre comptable ?
Nous préparons la liste des corrections proposées. L'enregistrement comptable lui-même est fait par vos équipes, avec leur comptable local.