Comptage complet ou comptage partiel
Un comptage complet couvre tous les articles d'un site à une date donnée. Il convient à une clôture d'exercice, à un changement de système ou à la reprise d'un entrepôt. Un comptage partiel se limite à une famille de produits, à une zone ou à un fournisseur, par exemple après une alerte de votre contrôle de gestion.
Nous définissons le périmètre avec vous avant de nous déplacer, pour que chacun sache ce qui sera compté, ce qui ne le sera pas et pourquoi.
Dans les deux cas, nous recommandons de figer une date de référence et de la communiquer à tous les services concernés : réception, expédition, comptabilité et direction du site. Sans date commune, les écarts s'expliquent difficilement, car chacun parle d'un stock différent.
Comment se passe le comptage sur site
Le site est découpé en zones numérotées. Chaque zone est confiée à un binôme : une personne lit les articles avec le scanner, l'autre vérifie les emplacements et les quantités. Les articles sans étiquette lisible sont isolés et traités à part, au lieu d'être comptés au hasard.
Les opérateurs sont briefés le matin même sur les règles : ne pas déplacer de marchandise sans prévenir, signaler tout carton ouvert, ne jamais corriger une quantité de tête. Un chef d'équipe suit l'avancement zone par zone et vous transmet un point d'étape en cours de journée, pour que vous sachiez où en est le comptage sans vous déplacer.
- Découpage du site en zones et affectation des binômes.
- Gel ou suivi des mouvements pendant le comptage.
- Lecture des codes-barres et saisie des quantités sur scanner.
- Mise de côté des articles non identifiés ou endommagés.
- Clôture de chaque zone avec un contrôle croisé.
Le double contrôle des écarts
Dès qu'une quantité comptée diffère de celle du système, la zone est recomptée par une autre personne que la première. Un écart n'est retenu que lorsque deux comptages concordent entre eux. Cette règle simple supprime la plupart des erreurs de lecture et de saisie avant même le rapprochement.
Les écarts qui subsistent après le second comptage sont listés avec l'emplacement exact, la quantité de chaque passage et, si vous le souhaitez, une photo. Votre équipe peut ainsi vérifier sur place sans refaire le travail.
Ce que votre équipe doit préparer
Pour que le comptage se déroule bien, votre équipe nous fournit une extraction des articles et des quantités, un plan du site et un interlocuteur sur place. Elle range les zones, regroupe les palettes mélangées et signale les marchandises appartenant à des tiers ou en consignation.
Pour tout traitement comptable ou fiscal des écarts constatés, faites valider la démarche par votre comptable ou votre auditeur local.
Ce que vous recevez
- Résultats de comptage par article et par emplacement, en Excel.
- Liste des écarts avec mention du second comptage.
- Liste des articles non identifiés ou endommagés.
- Rapport de synthèse en français et en anglais, en PDF.
- Proposition d'ajustements à faire valider par vos équipes.
Questions fréquentes
Dois-je arrêter mon activité pendant le comptage ?
Pas toujours. Nous pouvons compter par zones, de nuit ou le week-end, et suivre les mouvements pendant l'opération. Le choix dépend de votre flux d'expéditions et se décide au cadrage.
Utilisez-vous votre propre matériel ?
Oui. Nos équipes viennent avec leurs scanners code-barres. Nous vous demandons seulement l'extraction des articles et l'accès au site.
Quelles marchandises peut-on compter ?
Marchandises, matières premières, produits semi-finis et produits finis, en entrepôt, en atelier ou en magasin. Les articles sans code-barres sont étiquetés ou comptés manuellement selon des règles convenues.